Personvernerklæring for kultur og frivillighet

Denne personvernerklæring er utarbeidet særskilt for ansvarsområdene kultur og frivillighet i Frogn kommune.

Innhold

Personvernerklæring for enhet for kultur og frivillighet

Ansvarsområdet kultur og frivillighet leverer følgende tjenester

  • kulturskolen
  • bibliotek
  • frivilligsentralen
  • barn og unge – aktivitetsklubb
  • kino
  • seniorsenter
  • allment kultur – arrangementer

Kulturskolen og bibliotek er lovpålagte tjenester.

Vi vil at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Rådmannen har det overordnede ansvar for behandling av personopplysninger i Frogn kommune. Enhetsleder og avdelingsledere er delegert ansvar for den daglige håndtering og behandling av personopplysninger for sin tjeneste.

Hva er formålet?

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er å tilby deg offentlig tjenester eller utføre lovpålagte oppgaver.

Frogn kommune lagrer opplysninger om brukere av tjenestene.

  • Kulturskolen skal ivareta opplæringen, legge til rette for tilpasset opplæring og planlegge undervisning til elevene.
  • Biblioteket skal fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet, gjennom aktiv formidling og ved å stille bøker og andre medier gratis til disposisjon for alle som bor i Frogn
  • Frivilligsentralene er lokale møteplasser som knytter enkeltmennesker og organisasjoner sammen for å skape et godt frivillig miljø, gode aktivitetstilbud og et godt samarbeid med lokal offentlighet.
  • Tjenesten barn og unge skal skape positive, gode og trygge arenaer for oppvekst og fritid i Frogn kommune
  • Kino er et underholdningstilbud for innbyggere i alle aldere
  • Seniorsenteret er en sosial møteplass hvor eldre gjennomfører aktiviteter og forebygger ensomhet, som igjen bidrar til god folkehelse.
  • Kulturelle arrangementer skal skape trivsel og identitet for innbyggere i kommunen.

Hva er det rettslige grunnlaget?

For at vi skal kunne registrere og behandle opplysninger om deg må vi ha et rettslig grunnlag.  Lover som er enhetens grunnlag for de lovpålagte oppgavene:

  • LOV-1998-07-17-61 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)
  • LOV-2018-06-15-38 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
  • LOV-1992-12-04-126 Lov om arkiv (arkivlova)
  • LOV-1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • LOV-2006-05-19-16 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)
  • LOV-1985-12-20-108 Lov om folkebibliotek (folkebibliotekloven)

Der vi ikke har slikt grunnlag, vil vi innhente ditt samtykke.

Enheten har også kommersielle tjenester (billettsalg til kino og arrangementer). Artikkel 6 i personvernforordningen (GDPR) punkt 1b: «behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse»,

https://www.datatilsynet.no/globalassets/global/regelverk-skjema/forordningen/uoffisiell-norsk-oversettelse-av-personvernforordningen.pdf.

Hvilke lands lovverk gjelder?

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysningsloven) av 15.6.2018 nr. 38 med tilhørende forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldene med enkelte nasjonale tilpasninger.

Hvilke personopplysninger behandles? 

De viktigste elektroniske systemene for tjenestene som lagrer personopplysninger beskrives under.

Biblioteket

biblioteket benytter biblioteksystemet Mikromarc. Det registreres navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsdato på alle lånetagere. For de som har nasjonalt lånekort så blir hele personnummeret registrert. Disse kortene er registrert her.

 

Lånekort slettes ved forespørsel eller dersom vi får opplysninger om dødsfall.

Utlånt materiell slettes ved innlevering. Opplysninger om hva som er lånt tidligere slettes. Dersom låner ønsker å ha lånehistorikk, så er dette et aktivt valg som låner gir beskjed om ved opprettelse av lånekortet.

Frogn bibliotek kan kun se det som er lånt ved dette bibliotek og har ikke tilgang til låners heftelser eller lån i andre bibliotek i Norge.

Det gis ikke ut opplysninger om lånere eller om hva den enkelte har lånt.

Personopplysninger kan kun utleveres dersom det foreligger lovhjemmel for dette eller vi blir pålagt dette av en domstol eller annen offentlig myndighet. Personopplysningene vil ikke bli utlevert til land utenfor EU/EØS.

Frivilligsentralen

Alle frivillige signerer på at de godkjenne at de blir elektronisk registrert. Sentralen benytter operativsystemet Frida hvor administrasjon er den eneste som har tilgang til brukerinformasjon. Hvis du ikke lenger ønsker å være frivillig blir brukerinformasjon på deg slettet. 

Drøbak kino

Kinoen benytter Billettsystem (DX) hvor man registrerer personopplysninger. Vi har en egen databehandleravtale med Dialog exe, som er eier og drifter systemet.

Kulturskolen

Kulturskolen benytter administrasjonssystemet «Speedadmin»
Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer, e-postadresse for elever og foresatte. Pårørende får beskjed i bekreftelsen om opptak at dersom de ønsker sine data slettet når de ikke lenger er elev hos oss, så må de gi beskjed om det. Merk at kommunen har arkiveringsplikt.

Seniorsentret

Seniorsenteret har en liste over aktive brukere av huset. Disse slettes når de ikke lengre er brukere.

Aktivitetsklubben 

Klubb har sitt medlemsregisteret hos Centpro som er kjøpt Connexdata. Alle som ikke har vært registrert det siste halve år blir slettet.

Hvor hentes opplysningene fra? 

Personopplysninger som behandles av tjenestene kan komme fra brukerne selv, foresatte, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

De lovpålagte tjenestene (kulturskolen og biblioteket) har plikt og rett til å skaffe alle nødvendige opplysninger knyttet til brukerne.

Samtykke til tilleggsinformasjon er noen ganger nødvendig. Når du bruker våre elektroniske skjemaer og skjemadialog samtykker du til at vi behandler dine opplysninger. Det er frivillig å gi samtykke i de enkelte tilfellene. Samtykket gjelder fra den datoen det registreres. Du har rett til å endre eller trekke dine samtykker tilbake. Endring og tilbaketrekking gjelder fra den datoen det blir registrert.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Kulturskolen og fritidsklubben kan i vise tilfeller ha rett til å samarbeide med andre og utveksle opplysninger innenfor taushetspliktreglene grenser, for eksempel til politiet. Andre ganger kan skolen ha plikt til å gi fra seg personopplysninger, som for eksempel til barnevernet.

Hvordan overfører vi elektronisk lagret informasjon?

Elevdata lagres i kulturskolenes systemer så lenge de er elever. Fakturagrunnlag overføres til kommunens betalingssystem (Agresso).

Hvilke rettigheter har du?

  • Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn som elever.
  • Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.
  • Sletting av informasjon: Alle elevmapper lagres i kommunens arkivsystem etter at eleven har sluttet i Frognskolen. Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage på skolegang. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige, som for eksempel opplysninger fra barnetrinnet som ikke lenger var relevante på ungdomstrinnet.
  • Begrenset behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene Frognskolen sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.
  • Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du selv aktivt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn som elev i Frognskolen. Dette er opplysninger du har gitt samtykke til. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningen sendt videre til for eksempel ny skole dersom dere flytter.
  • Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du vil ønske å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.
  • https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/

Kontakt

Behandlingsansvarlig

Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan benytte vårt elektroniske skjema, eller kontakte oss per post eller e-post.

Frogn kommune, Pb. 10, 1441 Drøbak

Telefon: 64 90 60 00 E-post: postmottak@frogn.kommune.no 

Personvernombud

Frogn kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både innbyggere og ansatte i kommunen. Personvernombudet kan kontaktes som følger: 

Rune Hammer

Frogn kommune, Rådhusveien 6, 1443 Drøbak

Telefon: 64 90 60 00 E -post: rune.hammer@frogn.kommune.no

Versjon


Personvernerklæringen du nå leser er versjon 1 av en slik erklæring, datert 15. september 2018.