Arkivet og innsyn

Åpenhet og gjennomsiktighet er viktige verdier i kommunal forvaltning. På denne nettsiden vil du finne informasjon om hvordan du kan få innsyn i saksdokumenter i Frogn kommune.

Innhold

Generelt om innsyn

Frogn kommune praktiserer åpenhet i utførelsen av sine oppgaver. Det er i tråd med offentlighetsloven som sier at kommunen skal tilrettelegge for en åpen og gjennomsiktig forvaltning. Derfor publiserer Frogn kommune en postliste som gir oversikt over, og ofte også direkte tilgang til, generelle saksdokumenter som er sendt til eller fra kommunen.

Retten til innsyn i kommunens dokumenter er beskrevet i offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven og andre særlover. Det er to hovedtyper dokumenter som unntas offentlighet. Det ene er saksdokumenter som gjelder helse-, pleie- og omsorgstjenester til den enkelte innbygger, som av personvernhensyn ikke publiseres på offentlig postliste. Den andre typen dokumenter som unntas offentlighet er dokumenter som utarbeides internt i saksbehandlingsprosessen før politiske vedtak fattes.

Det generelle innsynet er hjemlet i offentlighetsloven. Som part i en sak kan det gis innsyn i sakens dokumenter i henhold til forvaltningslovens bestemmelser. Innsynsbegjæringer blir normalt behandlet i løpet av 3 virkedager.

Kommunens innsynstjenester

Postliste

Under fanen "Snarveier" på Frogn kommunes hjemmeside finner du "Postlisten".

Postlisten gir oversikt over og direkte tilgang til generelle saksdokumenter som er sendt til (inngående) eller fra (utgående) Frogn kommune. Dokumentene er tilgjengelige ett år tilbake i tid. Postlisten har en forsinkelse på tre virkedager fordi kommunen skal ha anledning til å kvalitetssikre dokumentene før publisering.

Offentlige dokumenter kan lastes ned fra postlisten. Dokumenter som er unntatt offentlighet kan derimot ikke lastes ned. Det kan være deler eller hele dokumenter som ikke publiseres. Journalpostene blir da merket med rett lov/lovhjemmel. Det kan søkes om innsyn i dokumenter som ikke er publisert på internett. Begjæring om innsyn sendes til postmottak@frogn.kommune.no.

Klikk her for å komme direkte til postlisten.

Byggesak

All saksbehandling som er knyttet til eiendommer i Frogn kommune er som hovedregel offentlige. Likevel kan noe informasjon være taushetsbelagt. Et eksempel på dette er kvittering om nabovarsel.

Spørsmål om innsyn rettes til postmottak@frogn.kommune.no. Innsyn må bestilles senest kl. 12.00 dagen før det ønskes innsyn i byggesaksmapper.

Dokumenter fra før 23.9.2013 er arkivert fysisk i byggesaksmappen, men fra og med samme dato er alle dokumenter i byggesakene kun arkivert elektronisk.

De fysiske byggesaksmappene kan du lese gjennom på Servicetorget på Frogn rådhus. De ansatte på Servicetorget vil også være behjelpelige med å ta eventuelle kopier. Når du har lest gjennom mappen leveres den tilbake til Servicetorget.

Hvis det har vært saksbehandling i en sak etter 23.9.2013, kan du få tilsendt et sakssammendrag på epost. Sakssammendraget gir oversikt over dokumentene i saken og om saken har vært behandlet politisk. Når du bestiller innsyn i en byggesaksmappe med saksbehandling fra før 23.9.2013, vil mappen inneholde et sakssammendrag. Ønsker du innsyn i dokumentene som listes opp i sakssammendraget kan du sende en henvendelse til postmottak@frogn.kommune.no. Du vil da få dokumentene tilsendt på epost.

Politiske møter

Under fanen "Snarveier" på Frogn kommunes hjemmeside finner du "Politiske møter". Den samme snarveien finner du under fanen "Politikk og samfunn".

Her kan du finne en oversikt over politiske møter, medlemmer i utvalgene og møtedokumenter. Dokumentene som er aktuelle på disse møtene er publisert på denne siden. Oversikten er organisert pr. utvalg og møtedato. Ved å klikke på aktuell dato, kan dokumentene lastes ned fra møteoversikten.

Her finner du også informasjon om de forskjellige politiske utvalgene, og medlemmene i disse.

Klikk her for å komme direkte til politiske møter.

Vedtaksoppfølging

Kontrollutvalget i Frogn har bestemt at administrasjonen skal rapportere på oppfølging av endelige politiske vedtak. Vedtaksoppfølgingen er en del av kommuneadministrasjonens  måneds- og tertialrapportering.

Vedtaksrapportering gjør at politikere, publikum, ledere og kommuneledelse får oversikt over hvordan vedtak følges opp av administrasjonen.

Oversikten over politiske vedtak og hvordan de er fulgt opp kan lastes ned fra kommunens hjemmeside. Du finner Vedtaksoppfølging på kommunens hjemmeside under fanen "Snarveier" ved å klikke på "Flere snarveier". Vedtaksoppfølgingen finner du under overskriften "Planer og rapporter".

Rapportene oppdateres fire ganger i året. I rapportene vises: Utvalg, møtedato, tittel, vedtak og status for vedtaket og aktiviteter. Ved å klikke på de forskjellige utvalgene og aktuell periode, lastes rapporten ned.

Klikk her for å komme direkte til vedtaksoppfølging.

Eldre materiale i kommunens arkivmagasin

Dokumenter som ikke lenger er i daglig bruk, og som i alder går tilbake til 1962, befinner seg i kommunens eget arkivmagasin. Ønske om innsyn i eldre dokumenter kan sendes til postmottak@frogn.kommune.no.

Eldre arkivmateriale i Folloarkivet

Arkivene etter Drøbak og Frogn kommuner før sammenslåingen i 1962 forvaltes av Folloarkivet. Folloarkivet er arkivdepot for bevaring og tilgjengeliggjøring av eldre arkiver. Frogn kommune samarbeider med Oppegård kommune om drift av Folloarkivet. Oversikt over arkivmaterialet kan søkes opp på Folloarkivets hjemmesider og på Arkivportalen.no.

Innsyn i arkivmaterialet kan bestilles gjennom Arkivportalen, på epost  postmottak@folloarkivet.no eller ved oppmøte ved Oppegård bibliotek, Kolben kulturhus, Strandliveien 1 på Kolbotn.

I noen tilfeller er arkivmaterialet unntatt offentlighet på grunn av sensitive personopplysninger. I slike tilfeller må det søkes om innsyn.

Klikk her for å komme direkte til Folloarkivets hjemmesider.

Klikk her for å komme direkte til Arkivportalen.no.

 

Kontaktinformasjon

Har du flere eller andre spørsmål om innsyn i kommunale saksdokumenter kan du kontakte

Frogn kommune

Pb. 10

1441 Drøbak

Tlf: 64 90 60 00

E-post: postmottak@frogn.kommune.no